E-Mail Vorlagen für Immobilienkäufer
Von der Erstanfrage bis zur Preisverhandlung: Hier findest du alle wichtigen E-Mail-Vorlagen, die du als Kapitalanleger im Kontakt mit dem Makler brauchst. Einfach kopieren, Platzhalter ersetzen und absenden.
Checkliste: Diese Unterlagen musst du anfordern
Viele Käufer kaufen eine Wohnung, ohne alle relevanten Dokumente gesehen zu haben — und erleben danach unangenehme Überraschungen: marode Rücklage, geplante Sonderumlage in fünfstelliger Höhe oder ein Mietvertrag mit Indexmiete unter Marktniveau. Diese Unterlagen solltest du immer anfordern:
Teilungserklärung
inkl. Aufteilungsplan und Sondernutzungsrechte
Protokolle der letzten 3 Eigentümerversammlungen
Hinweis auf Streitigkeiten, geplante Sanierungen, Beschlüsse
Beschluss-Sammlung der WEG
alle gefassten Beschlüsse, sofern separat geführt
Wirtschaftsplan + Hausgeldabrechnungen
laufendes Jahr + letzte 2 Jahre, inkl. Einzelabrechnung
Instandhaltungsrücklage
Gesamthöhe und anteiliger Betrag für die Wohnung
Hausgeldschulden des Verkäufers
Auskunft, ob Rückstände gegenüber der WEG bestehen
Geplante Sonderumlagen
bereits beschlossene oder absehbare Sonderzahlungen
Bekannte Mängel am Gemeinschaftseigentum
z.B. Dach, Fassade, Heizung, Aufzug
Kontaktdaten der Hausverwaltung
für direkte Rückfragen zu WEG-Themen
Aktueller Grundbuchauszug
möglichst nicht älter als 3 Monate, Abt. II + III prüfen
Grundriss mit Maßangaben
aktuell und maßstabsgetreu — ohne Maße unbrauchbar
Energieausweis
Pflichtdokument, Energieeffizienzklasse prüfen
Aktueller Mietvertrag
inkl. aller Nachträge, Mieterhöhungen, Staffeln
Letzte Betriebskostenabrechnung
bei vermietetem Objekt, Nachzahlungen/Guthaben des Mieters
Red Flags beim Makler
- → Makler zögert bei der Herausgabe von WEG-Protokollen oder Abrechnungen
- → Instandhaltungsrücklage liegt unter 10 €/m² — bei einem älteren Gebäude ein Warnsignal
- → Grundbuchauszug zeigt unbekannte Grundschulden in Abt. III
- → Mietvertrag enthält Staffel- oder Indexmiete mit stark gedämpfter Entwicklung
Erstanfrage & Besichtigungstermin
Für den ersten Kontakt nach einer Anzeige — kurz, konkret und professionell.
Anfrage: [OBJEKTBEZEICHNUNG] – [ADRESSE]
Sehr geehrte/r [MAKLER VORNAME NACHNAME], über [PLATTFORM / Anzeige vom TT.MM.JJJJ] bin ich auf das Objekt [ADRESSE, PLZ ORT] aufmerksam geworden und habe grundsätzliches Kaufinteresse. Vorab einige kurze Fragen: – Ist der Kaufpreis von [XX.XXX €] noch verhandelbar? – Wie lange wird das Objekt bereits vermarktet? – Sind weitere Interessenten mit konkreter Kaufabsicht vorhanden? – Wann wurde das Gebäude zuletzt umfassend saniert? – Ist das Objekt aktuell vermietet, und wenn ja: Wie hoch ist die Kaltmiete? Ich bin Kapitalanleger und suche ein Renditeobjekt zur Vermietung. Eine Finanzierungszusage meiner Bank liegt grundsätzlich vor. Bitte nennen Sie mir mögliche Besichtigungstermine. Ich bin zeitlich flexibel und kann kurzfristig verfügbar sein. Mit freundlichen Grüßen, [VORNAME NACHNAME] [TELEFONNUMMER] [E-MAIL-ADRESSE]
Hinweise zur Anpassung
- →Platzhalter in [ECKIGEN KLAMMERN] durch deine Daten ersetzen.
- →Wenn du Finanzierungsberater hast, kannst du das konkretisieren: „Eine Finanzierungszusage der [BANK] liegt vor."
- →Falls du mehrere Objekte anfragst: Passe die Vorlage so an, dass sie nicht nach Massenanfrage wirkt.
Unterlagen vollständig anfordern
Nach der Erstanfrage oder Besichtigung — alle relevanten Dokumente in einer E-Mail.
Unterlagen-Anforderung: [OBJEKTBEZEICHNUNG] – [ADRESSE]
Sehr geehrte/r [MAKLER VORNAME NACHNAME], vielen Dank für das Gespräch / die Besichtigung vom [DATUM]. Das Objekt [ADRESSE] ist weiterhin für mich interessant. Für eine fundierte Kaufentscheidung benötige ich folgende Unterlagen: WEG-Unterlagen: 1. Teilungserklärung inkl. Aufteilungsplan und ggf. Sondernutzungsrechte 2. Protokolle der letzten drei Eigentümerversammlungen 3. Beschluss-Sammlung der WEG (sofern separat geführt) 4. Wirtschaftsplan des laufenden Jahres sowie Hausgeldabrechnungen der letzten zwei Jahre 5. Aktuelle Höhe der Instandhaltungsrücklage – Gesamt und anteilig für die Wohnung 6. Auskunft, ob Hausgeldschulden des Verkäufers gegenüber der WEG bestehen 7. Informationen zu beschlossenen oder geplanten Sanierungs- und Modernisierungsmaßnahmen sowie etwaigen Sonderumlagen (sofern nicht aus den Protokollen ersichtlich) 8. Angabe, ob aktuell Mängel am Gemeinschaftseigentum bekannt sind 9. Kontaktdaten der Hausverwaltung Objektunterlagen: 10. Aktueller Grundbuchauszug (möglichst nicht älter als 3 Monate) 11. Aktueller Grundriss mit Maßangaben 12. Kopie des Energieausweises 13. Aktueller Mietvertrag inkl. aller Nachträge (bei vermietetem Objekt) 14. Letzte Betriebskostenabrechnung (bei vermietetem Objekt) Falls einzelne Unterlagen noch nicht vollständig vorliegen, teilen Sie mir bitte mit, bis wann ich damit rechnen kann. Mit freundlichen Grüßen, [VORNAME NACHNAME] [TELEFONNUMMER] [E-MAIL-ADRESSE]
Hinweise zur Anpassung
- →Sende diese E-Mail spätestens nach der Besichtigung — bevor du zu viel Zeit investierst.
- →Punkte 13 und 14 (Mietvertrag, Betriebskosten) nur bei vermietetem Objekt relevant.
- →Du kannst die Nummern in der E-Mail belassen — macht die Nachverfolgung einfacher.
- →Falls du direkt Kontakt zur Hausverwaltung willst: frage den Makler nach deren Kontaktdaten.
Nachfassung nach der Besichtigung
Zeigt Interesse, hält den Ball im Spiel und klärt offene Punkte schriftlich.
Nachfassung nach Besichtigung: [OBJEKTBEZEICHNUNG] – [ADRESSE]
Sehr geehrte/r [MAKLER VORNAME NACHNAME], nochmals herzlichen Dank für die Besichtigung am [DATUM]. Das Objekt entspricht grundsätzlich meinen Vorstellungen. Nach Durchsicht der bisher vorliegenden Unterlagen habe ich noch einige offene Punkte: 1. [OFFENER PUNKT 1 – z.B. „Die Instandhaltungsrücklage beträgt laut Abrechnung nur XX.XXX €. Gibt es konkrete Planungen für größere Sanierungsmaßnahmen?"] 2. [OFFENER PUNKT 2 – z.B. „Im Protokoll der letzten ETV wurde eine Dachsanierung diskutiert, aber nicht beschlossen. Wie ist der aktuelle Stand?"] 3. [OFFENER PUNKT 3 – z.B. „Der Grundriss liegt noch ohne Maßangaben vor. Können Sie mir die Version mit Maßen zukommen lassen?"] Zudem fehlen mir noch folgende Unterlagen aus meiner vorherigen Anfrage: – [FEHLENDE UNTERLAGE 1] – [FEHLENDE UNTERLAGE 2] Sobald mir alle Unterlagen vollständig vorliegen, kann ich innerhalb von [X Werktagen] eine verbindliche Rückmeldung geben. Mit freundlichen Grüßen, [VORNAME NACHNAME] [TELEFONNUMMER] [E-MAIL-ADRESSE]
Hinweise zur Anpassung
- →Ersetze die nummerierten Punkte durch deine konkreten Fragen aus der Besichtigung.
- →Schriftliche Kommunikation ist besser als Telefon — du hast später Nachweise.
- →Die Frist am Ende erzeugt sanften Druck und zeigt, dass du ernsthaft bist.
- →Falls du mehrere Objekte gleichzeitig prüfst, kannst du das taktisch einsetzen: „Ich evaluiere aktuell zwei Objekte und melde mich bis [Datum] zurück."
Kaufangebot mit Begründung
Seriöses schriftliches Angebot unter dem Angebotspreis — mit konkreten Argumenten.
Kaufangebot: [OBJEKTBEZEICHNUNG] – [ADRESSE]
Sehr geehrte/r [MAKLER VORNAME NACHNAME], nach eingehender Prüfung aller Unterlagen und des Objektes möchte ich Ihnen folgendes verbindliches Kaufangebot unterbreiten: Kaufpreis: [ANGEBOTSPREIS] € (Angebotspreis des Verkäufers: [URSPRÜNGLICHER KAUFPREIS] €) Begründung des Angebotspreises: – Kaufpreisfaktor von [XX,X] ergibt bei aktueller Jahresnettomiete von [XX.XXX €] einen marktgerechten Wert von [XX.XXX €] – Notwendige Renovierungsmaßnahmen (Schätzung): ca. [X.XXX] € – Instandhaltungsrücklage liegt mit [XX.XXX €] unter dem empfohlenen Richtwert von [XX €/m²] – [WEITERES ARGUMENT, z.B. Lage, Baujahr, Zustand Gemeinschaftseigentum] Meine Finanzierung ist gesichert, ein Notartermin kann ich zeitnah wahrnehmen. Dieses Angebot gilt bis [DATUM, z.B. 10 Werktage ab heute]. Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung und stehe für ein klärendes Gespräch jederzeit zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen, [VORNAME NACHNAME] [TELEFONNUMMER] [E-MAIL-ADRESSE]
Hinweise zur Anpassung
- →Berechne deinen Angebotspreis mit dem Rendite-Rechner, bevor du die E-Mail sendest.
- →Konkrete Zahlen (Kaufpreisfaktor, Mietrendite) wirken professioneller als pauschales Feilschen.
- →Eine Frist von 5–10 Werktagen ist üblich und erzeugt Handlungsdruck.
- →Rabatte von 3–8% unter dem Angebotspreis sind bei längerer Vermarktungsdauer realistisch.
- →Wenn nötig: Nenne dein Angebot mündlich zuerst — und sende die E-Mail dann zur Bestätigung.
Häufige Fragen
Muss ich alle Unterlagen wirklich vor dem Notartermin haben?
Was ist die Instandhaltungsrücklage und warum ist sie so wichtig?
Was steht im Grundbuch und worauf muss ich achten?
Kann ich direkt mit der Hausverwaltung sprechen?
Wie formuliere ich mein Kaufangebot so, dass es überzeugend wirkt?
Kennzahlen vor dem Angebot berechnen
Berechne Kaufpreisfaktor, Mietrendite und Cashflow — dann verhandle mit echten Zahlen.